我把22张Excel工作表成功转换成一个企业应用

1 / 95

1.jpg

文/明道云销售顾问 刘俊良

我终于从 Excel 文件堆中爬了出来

在我的上一份工作中,入职的第一件事是填一张个人基本信息的 Excel 表。第二件事是阅读一份名为《岗位工作指南》的 Excel 文件,同时要理解其独特的单元格合并结构和纷乱的字体格式。

每周需要用 Excel 提交项目进度,提交周报等,同时每月还需要用 Excel 提交当月的 KPI 记录,出勤记录等。每逢新的项目或新的重大活动如年会,都需要用 Excel 建立相应的工作历,分工表,流程表,预算表,签到表,方案表,接送表,项目进度表等等。当然真实的情况是,《工作历 1.0》,《工作历 3.0》,《项目方案 9.18 最新版》等,以及花费了大量的人力物力,最为磅礴复杂的,由上千份表单构成的业务体系表。

最后,我在离职的那天,填写了《离职确认表》,以及《岗位工作交接清单》。

苦其久矣,也惊叹于一个万人规模的企业,能在 Excel 表上运行如此繁多的业务流程,虽然也有诸如金蝶 K3、泛微 OA 这样的信息系统,不过管理者似乎更倾向于用 Excel 解决一切。

入职明道云之后的新尝试

今年,我入职了新兴的企业软件公司明道云。它是一个零代码企业应用平台。作为一个立志成为 Game Changer 的玩家,我花费了 3 天时间做了一个有趣的实验。

在我的收藏中,有一张名为《22 张活动超全执行表格(最新 2.0 版)》的 Excel 文件,总共包含 22 张工作表,因其庞大的结构,导致我的电脑在运行时难以避免的卡顿了。这是一份线下活动管理的解决方案,包含了预算表,筹备,检查,流程设计,物料设计,执行安排,座次安排,设备管理,知识管理,嘉宾表,以及费用分析。


首先,向这张表的作者表达我的敬意,这份表的完整度体现了其对线下活动管理的熟练与智慧。但是这是一份 Excel 文件,它的参考价值会远远大于其实用价值。

一场线下活动往往是多人分工,一张表格很难有效协作,这 22 张工作表往往是由不同分工的人来填写,填写后还需要有专人负责收集整理,并且需要及时更新最终表格并同步给所有人。而在工作表的完善过程中,会经过非常多次的版本迭代,所以让所有工作人员都同步拥有最新最完整的表格难度非常高。

同时,工作表中往往还有一些敏感的数据,因此在分发过程中还需要依据角色的不同,分发不同内容的表格,这样复杂的工作环境下是非常容易出现差池的,更复杂一点的话,如果同一时间筹备多场活动,而且一些角色在这些筹备活动中都有交叉工作,并且在每个不同活动中的分工也有所区别,这张表格还能发挥作用吗?若是一场十分重要的线下活动,这点"差池"可能会酿成灾难。所以我会说,或许它并没有那么大的实用价值。

那如果将表格做成一款业务应用呢?

首先这张表已经构建了大量的数据结构,在表格的设计中也能领会到其中的业务流程,有了这个基础,将这张表升级为一个应用便具有可行性了。我用明道云的 Apass 平台完成了这一工作。


(升级后的线下活动管理应用)
基于这张表升级后的应用界面,包含了活动管理,项目管理,流程管理,设计物料管理,行程安排等等,当然数字化应用,少不了 Dashboard。


(线下活动管理仪表盘)
基于这个仪表盘,能够快速洞察目前举办了哪些活动、费用支出情况、活动筹备进展、活动全国分布,以及一些快捷的功能操作,如创建新的活动,新增活动嘉宾等。

那么这个应用是如何运作的呢?当然是从创建一个活动开始。


一个活动,最开始只需要一些基本的信息,这就是数字化应用驱动的好处,因为这个活动一旦创建,就会自动化生成需要填写完善的预算表、流程设计表、物料表、设计表、场地选址检查、场地建设检查、嘉宾行程表、签到表,以及整个活动筹备需要的基本项目。这些工作会根据设定好的角色,精准分配给每一个参与者。

筹备工作紧锣密鼓地完成后,这场线下活动的内容也丰富完善了。


在关联关系中可以看到与本场活动相关的预算表,筹备项目管理,活动场地指标检查等等信息,而且在查看的过程中,基于云计算的优势,我的电脑运行十分稳定。

同时为了方便财务环节的审批,应用中提供了可供打印的预算表模板。PS:自动化一键生成。


(本次活动的预算表)
既然是数字化应用,同样的,增加了角色分工,增加了审批控制,也增加了自动跟随时间触发的动作,如:活动时间开始后自动将活动显示为进行中,每一个流程前 5 分钟,自动提醒相关的工作人员以及所需要的工作,每天自动给参加活动的重要嘉宾发送活动当天的行程安排,乘车指引,就餐指引等。

结语

这就是明道云 APaaS 平台化腐朽为神奇的能力,仅仅 3 天,以完全零代码的方式,就可以构建出一个相对全面的线下活动管理应用,当然,因其灵活性,我们同样可以根据不用的场景需求随时变更配置。

再想远一点,线下活动管理只是企业中一个小小的业务场景而已,我相信还有很多企业正在使用着 Excel 运行着各方面的业务,甚至是最核心的销售和生产过程。我在接受入职培训后一周内就成功地把繁冗的 Excel 文件及其背后的管理思想转换成一个体验感极好的企业应用。其他和我有类似经验和想法的人,同样也可以用 APaaS 来改变过去的 Excel 工作方式。